BON A SAVOIR...

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10 QUESTIONS SUR LE DOSSIER INDIVIDUEL DES AGENTS

Un dossier personnel relatif à leur carrière est attribué à tous les agents des collectivités territoriales. Quel en est le contenu ? Et quelles sont les modalités relatives à ce dossier ?

1.Qu’est-ce que le dossier individuel ?

Le dossier individuel est un dossier qui recense toutes les informations se rapportant à la carrière du fonctionnaire, qu’il s’agisse de son avancement ou des sanctions prises à son égard, etc. Selon l’article 18 de la loi du 13 juillet 1983, « le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité ». La numérotation des pièces sans discontinuité est nécessaire pour éviter le retrait ou l’ajout de pièces inexactes. La tenue d’un tel dossier s’impose donc, pour les titulaires comme pour les non-titulaires.

2. De quels éléments est constitué un dossier ?

Ni le statut ni aucun autre texte ne déterminent précisément la liste des documents qui doivent figurer au dossier, ce qui explique qu’elle peut varier selon les situations. Toutefois, le dossier individuel doit contenir tous les éléments intéressant la situation administrative de l’agent et qui s’avèrent nécessaires pour le suivi de sa carrière. Il s’agit, par exemple, de ses diplômes, de son état civil, des bulletins de paie, des arrêtés de nomination, des décisions d’avancement, de mutation, ou encore de l’inscription de certaines sanctions. L’article 89 de la loi du 26 janvier 1984 précise que « parmi les sanctions du premier groupe, seuls le blâme et l’exclusion temporaire de fonctions sont inscrits au dossier du fonctionnaire… ».Le dossier doit également contenir les documents relatifs à la situation personnelle et familiale de l’agent, que l’administration a besoin de connaître pour le versement du supplément familial de traitement, par exemple.

3. Quels éléments n’ont pas à y figurer ?

Si le statut n’apporte pas de précisions sur les documents devant figurer dans le dossier, il définit, en revanche, clairement les éléments qui n’ont pas à y figurer. En effet, l’alinéa 2 de l’article 18 de la loi du 13 juillet 1983 précise qu’ « il ne peut être fait état dans le dossier d’un fonctionnaire, de même que dans tout document administratif, des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’intéressé ». Par conséquent, les opinions et les activités syndicales ne peuvent être invoquées à l’encontre d’un agent. « Le fait qu’une mention faisant état des opinions politiques et des activités syndicales d’un candidat à un concours figure dans son dossier constitue une irrégularité de nature à entacher d’illégalité les délibérations du jury d’un concours (1) ». De même le Conseil d’état considère comme irrégulière et destinée à être supprimée une mention, inscrite sur un document devant figurer au dossier d’un fonctionnaire, faisant état des « convictions personnelles » de celui-ci (2).Par ailleurs, notons que les dossiers ne doivent pas contenir d’éléments relatifs à une sanction pénale ou disciplinaire amnistiée. En maintenant une pièce qui fait état d’une telle sanction, la collectivité ou l’établissement engage sa responsabilité (3).

4. Des éléments d’un dossier peuvent-ils être supprimés ou effacés ?

Certaines pièces ont un caractère temporaire, qui ne justifie pas leur conservation permanente dans le dossier. Ainsi, les bulletins de paie ou les attestations scolaires comportent une numérotation annuelle, c’est-à-dire qu’à la fin de l’année, elles sont supprimées du dossier ou bien versées aux archives.Concernant les sanctions affligées au fonctionnaire, elles peuvent être supprimées après un certain délai. C’est notamment le cas du blâme, qui est effacé automatiquement du dossier du fonctionnaire au bout de trois ans si aucune sanction n’est intervenue durant cette période. Et, après dix ans de services effectifs à compter de la date de la prise d’une sanction disciplinaire du deuxième ou du troisième groupe, un fonctionnaire peut demander qu’aucune trace de la sanction n’apparaisse dans son dossier. Si celui-ci a donné satisfaction depuis la sanction dont il a fait l’objet, sa demande peut être prise en considération par l’autorité territoriale après avis du conseil de discipline. Le dossier sera alors reconstitué sous le contrôle du président du conseil de discipline (article 31 du décret du 18 septembre 1989).

5. Qui est en possession de ce dossier ?

Le dossier est gardé par l’administration qui emploie l’agent. Même s’il s’agit d’un dossier personnel, les fonctionnaires titulaires et les contractuels ne l’ont pas en leur possession. En revanche, le dossier suit le fonctionnaire tout au long de sa carrière, c’est-à-dire que lorsque ce dernier vient à changer d’administration, son dossier est également transféré. Si le statut ne prévoit pas expressément le transfert du dossier, quelques précisions ont été apportées par les textes. L’article 89 de la loi du 26 janvier 1984 énonce effectivement le principe de l’unicité du dossier et l’article 4 prévoit que « les fonctionnaires territoriaux sont gérés par la collectivité ou l’établissement dont ils relèvent ». Par conséquent, dès que l’agent est muté, le dossier individuel est transmis dans son intégralité par la collectivité ou l’établissement d’origine à la collectivité ou à l’établissement d’accueil. C’est aussi le cas lors de l’intégration d’un agent dans une autre administration, à l’issue d’une période de détachement ou après sa réussite à un concours d’accès à un grade d’une autre fonction publique.Le dossier transmis doit comporter toutes les pièces originales. L’établissement de départ ou la collectivité ne peut garder qu’une copie des pièces qu’il juge nécessaire de conserver.

6. L’agent peut-il accéder à son dossier ?

L’alinéa 3 de l’article 18 de la loi de 1983 stipule que « tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi ». C’est un droit pour l’agent : la gestion de sa carrière n’est possible qu’avec les éléments contenus dans son dossier. Par ailleurs, au titre de la loi du 17 juillet 1978 sur l’accès aux documents administratifs, le fonctionnaire a droit à la communication de son dossier à tout moment. « Les personnes qui le demandent ont droit à la communication […] des documents de caractère nominatif les concernant, sans que des motifs tirés du secret de la vie privée, du secret médical ou du secret en matière commerciale et industrielle, portant sur des faits qui leur sont personnels, puissent leur être opposés » (article 6 bis). La communication se fait alors à l’initiative de l’agent.

7. Comment se font les demandes de communication du dossier ?

Les demandes de communication du dossier doivent être adressées par écrit au supérieur hiérarchique qui transmettra, ensuite, cette demande à la direction. Ces demandes n’ont pas à être justifiées. La consultation du dossier se fait sur place : le dossier doit être émargé et daté par l’agent, une mention concernant toutes les copies effectuées y est inscrite. Une photocopie d’une des pièces peut être délivrée à l’agent, à ses frais.Aucun délai de communication n’est prévu par les textes. L’article19 précise simplement que cette communication doit se faire dès que la procédure disciplinaire est engagée.

8. La communication du dossier est-elle obligatoire ?

Depuis la loi de finances du 22 avril 1905, l’administration a l’obligation de mettre l’agent en mesure de consulter son dossier avant de prendre à son encontre une sanction ou même une mesure prise en considération de la personne. « Une mutation qui comporte une diminution sensible du niveau des attributions et des responsabilités n’a pas le caractère d’une simple mesure d’ordre intérieur. Cette mutation est intervenue en considération de la personne et devait, en conséquence, être précédée de la communication de son dossier à l’intéressé » (4).C’est l’article 65 de la loi de 1905 qui apporte des précisions quant à cette obligation de communication : « Tous les fonctionnaires civils et militaires, tous les employés et ouvriers de toutes administrations publiques ont droit à la communication personnelle et confidentielle de toutes les notes, feuilles signalétiques et tous autres documents composant leur dossier, soit avant d’être l’objet d’une mesure disciplinaire ou d’un déplacement d’office, soit avant d’être retardés dans leur avancement. »

9. Dans quels cas la communication du dossier n’est-elle pas indispensable ?

Il n’y a pas nécessité de communiquer le dossier à l’agent :– si la sanction disciplinaire est la conséquence légale et inévitable d’une sanction pénale empêchant l’exercice d’une fonction : c’est l’article 5 de la loi de juillet 1983 qui s’applique et, dans ce cas, il y a radiation des cadres d’emplois sans communication du dossier ni procédure disciplinaire ;– si la mesure prise à l’égard de l’agent n’a pas le caractère disciplinaire (exemple en cas d’avancement retardé pour des raisons de santé, ou à la suite d’un licenciement d’un stagiaire en fin de stage… Attention, en revanche, la communication est obligatoire pour un licenciement avant la fin du stage) ;– s’il y a abandon de poste après une mise en demeure ou un refus du poste proposé à la réintégration après disponibilité.– si la mutation, prononcée sans changement de grade et de traitement, n’entraîne pas de préjudice pour l’agent, etc.

10. Quelles sont les modalités de communication dans le cadre d’une procédure disciplinaire ?

Ces modalités sont précisées par l’article 4 du décret du 18 septembre 1989. L’intéressé doit d’abord être informé par l’autorité territoriale, par écrit, de la procédure disciplinaire engagée à son encontre. Celle-ci doit, ensuite, lui préciser les faits qui lui sont reprochés et lui indiquer son droit à se voir communiquer, au siège de l’autorité territoriale, l’intégralité de son dossier individuel. Un délai suffisant doit lui être laissé pour prendre connaissance de ce dossier et organiser sa défense. Les pièces du dossier et les documents annexés doivent être numérotés.En outre, l’article 19 de la loi de 1983 stipule que « le fonctionnaire à l’encontre duquel une procédure disciplinaire est engagée a droit à la communication de l’intégralité de son dossier et de tous les documents annexes et à l’assistance de défenseurs de son choix. L’administration doit informer le fonctionnaire de son droit à communication du dossier ». L’administration n’a donc pas l’obligation de communiquer le dossier, mais simplement d’informer l’agent de son droit à le consulter et des modalités pratiques de la consultation, tout en lui laissant un délai suffisant. La sanction prise sans que cette formalité ait été respectée peut être annulée par le juge administratif. Repères